Damit E-Mails abgerufen und zu Tickets umgewandelt werden, müssen E-Mails aus dem ursprünglichen Postfach an das Ticketsystem umgeleitet werden. Nachfolgend wird erklärt, wie man das über die OWA-Oberfläche abbilden kann.

Das Ticketsystem hat bisher E-Mails aus den angebundenen einzelnen Postfächern abgerufen und daraus Tickets generiert. Das bedeutet allerdings auch, dass alle zehn Minuten über 100 Postfächer abgerufen werden müssen, um aus sämtlichen E-Mails Tickets zu generieren. Das Abrufen dieser Vielzahl an Postfächern bedeutet teilweise enorme Perfmormance-Einbußen.

Die Lösung liegt in der Umleitung von E-Mails eines angebundenen Postfachs an das Support-Postfach des Ticketsystems. Im Gegensatz zu einer Weiterleitung bleibt der Absender bei der E-Mail-Umleitung derselbe. Alle an das Support-Postfach umgeleiteten E-Mails können daher wie gewohnt vom Ticketsystem verarbeitet werden. Der Vorteil liegt nun darin, dass nicht mehr 100+ Postfächer separat abgerufen werden müssen, sondern nur noch eins. Das reduziert die Systemlast enorm und wird mittlerweile vom Hersteller empfohlen. Außerdem entfallen bei Passwortänderungen des Postfachs die sonst notwendigen Umstellungen im Ticketsystem.

1. Öffnen Sie die Webseite von OWA (Outlook Web Access): https://owa.w-hs.de und geben Sie die Zugangsdaten des funktioniellen Postfachs ein.

2. Klicken Sie nach dem Login auf das Zahnrad (1.) rechts oben und wählen Sie Optionen (2.) aus.

3. Wählen Sie aus den Optionen den Punkt Allgemein (1.) > Aufbewahrungsrichtlinien (2.) aus und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol (3.)

4.Wählen Sie die Richtlinie 1 Week Delete (1.) aus und klicken Sie auf Hinzufügen (2.). Der ausgewählte Eintrag erscheint daraufhin zur Bestätigung in dem Textfeld rechts neben der Hinzufügen-Schaltfläche. Anschließend Speichern (3.) Sie Ihre Eingaben.

5. Der Eintrag 1 Week Delete erscheint nun in der Übersicht der Aufbewahrungsrichtlinien

6. Klicken Sie im linken Navigationsbereich nun auf E-Mail (1.) > Posteingangs- und Aufräumregeln (2.). Anschließend fügen Sie per Klick auf das Plus-Symbol (3.) eine neue Posteingangsregel hinzu.

7. Im ersten Auswahlfeld Bedingungen (1.) wählen Sie [Auf alle Nachrichten anwenden] (2.) aus.

8. Im zweiten Auswahlfeld Aktionen (1.) klicken Sie auf Weiterleiten, umleiten oder senden (2.) und wählen Nachricht umleiten an… (3.) aus.

9. Tippen Sie in das Suchfeld support@w-hs.de (1.) ein und klicken Sie anschließend auf die Lupe (2.) rechts daneben. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (3.) rechts neben dem Eintrag Support in den Suchergebnissen und speichern (4.) Sie Ihre Eingaben.

10. In der Posteingangsregel sollten nun alle relevanten Daten wie folgt zu sehen sein. Setzen Sie noch den Haken unten links (1.) und bestätigen Sie diese Postaingangsregel per Klick auf OK (2.).

Sie können sich nun wieder aus OWA abmelden. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Initialen oder das Profilbild des Postfachs und wählen dort abmelden aus.

E-Mails in solch einem bearbeiteten Postfach werden künftig an das Support-Postfach umgeleitet und zusätzlich eine Woche lang unter „Gelöschte Elemente“ aufgeführt. Nach einer Woche werden diese E-Mails dann endgültig auch aus diesem Ordner entfernt, so dass hier nicht unnötig Speicher verschwendet wird.