Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- ticketsystem:emailumleitung [22.07.2025 um 08:25 Uhr] – Marcel Endberg
+++ ticketsystem:emailumleitung [23.07.2025 um 07:58 Uhr] (aktuell) – [Einrichtung in OWA] Marcel Endberg
@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-__false__
+====== E-Mails umleiten ======
+===== Postfächer umstellen =====
+Damit E-Mails abgerufen und zu Tickets umgewandelt werden, müssen E-Mails aus dem ursprünglichen Postfach an das Ticketsystem umgeleitet werden. Nachfolgend wird erklärt, wie man das über die OWA-Oberfläche abbilden kann.
+<WRAP center round important 80%>
+**Wichtig!** Richten Sie die Umleitung von E-Mails ausschließlich aus Postfächern ein, die bereits an das Ticketsystem angebunden sind und mit den Admins besprochen wurden. Anderenfalls können diese E-Mails nicht zugeordnet werden und bleiben unbeantwortet. Möchten Sie ein neues Postfach über das Ticketsystem bearbeiten, dann senden Sie uns gerne eine E-Mail an [[support@w-hs.de?subject=Neues Postfach im Ticketsystem einbinden|support@w-hs.de]].
+</WRAP>
+===== Wieso diese Umstellung? =====
+Das Ticketsystem hat bisher E-Mails aus den angebundenen einzelnen Postfächern abgerufen und daraus Tickets generiert. Das bedeutet allerdings auch, dass alle zehn Minuten über 100 Postfächer abgerufen werden müssen, um aus sämtlichen E-Mails Tickets zu generieren. Das Abrufen dieser Vielzahl an Postfächern bedeutet teilweise enorme Perfmormance-Einbußen.
+Die Lösung liegt in der **Umleitung **von E-Mails eines angebundenen Postfachs an das Support-Postfach des Ticketsystems. Im Gegensatz zu einer **Weiterl**eitung bleibt der Absender bei der E-Mail-**Um**leitung derselbe. Alle an das Support-Postfach umgeleiteten E-Mails können daher wie gewohnt vom Ticketsystem verarbeitet werden. Der Vorteil liegt nun darin, dass nicht mehr 100+ Postfächer separat abgerufen werden müssen, sondern nur noch eins. Das reduziert die Systemlast enorm und wird mittlerweile vom Hersteller empfohlen. Außerdem entfallen bei Passwortänderungen des Postfachs die sonst notwendigen Umstellungen im Ticketsystem.
+<WRAP center round important 80%>
+Es können lediglich Postfächer umgestellt werden, deren **gesamter Posteingang** vom Ticketsystem abgerufen wird. Postfächer, bei denen lediglich ein Unterordner abgerufen wird und aus denen somit nur handverlesene E-Mails abgerufen werden, können nicht auf diese Weise umgestellt werden. Solche Postfächer bleiben vorerst wie bisher am Ticketsystem angebunden.
+</WRAP>
+===== Einrichtung in OWA =====
+<WRAP center round info 80%>\\
+Bitte halten Sie die Zugangsdaten zum gewünschten Postfach bereit. Sie benötigen die Benutzerkennung (xx12345) sowie das dazugehörige Passwort.\\
+</WRAP>
+. Öffnen Sie die Webseite von OWA (Outlook Web Access): [[https://owa.w-hs.de|https://owa.w-hs.de]] und geben Sie die Zugangsdaten des funktioniellen Postfachs ein. \\
+. Klicken Sie nach dem Login auf das **Zahnrad (1.)**  rechts oben und wählen Sie **Optionen (2.)**  aus.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung02.png?200|}}
+. Wählen Sie aus den Optionen den Punkt **E-Mail (1.) > Automatische Verarbeitung > Aufbewahrungsrichtlinien (2.)**  aus und klicken Sie anschließend auf das **Plus-Symbol (3.)**
+\\ {{:ticketsystem:umleitung03.png?400|}}
+.Wählen Sie die Richtlinie **1 Week Delete (1.)**  aus und klicken Sie auf **Hinzufügen (2.)**. Der ausgewählte Eintrag erscheint daraufhin zur Bestätigung in dem Textfeld rechts neben der Hinzufügen-Schaltfläche. Anschließend **Speichern (3.)**  Sie Ihre Eingaben.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung03a.png?400|}}
+. Der Eintrag **1 Week Delete**  erscheint nun in der Übersicht der Aufbewahrungsrichtlinien
+\\ {{:ticketsystem:umleitung03c.png?400|}}
+. Klicken Sie im linken Navigationsbereich nun auf **E-Mail (1.) > Automatische Verarbeitung > Posteingangs- und Aufräumregeln (2.)**. Anschließend fügen Sie per Klick auf das **Plus-Symbol (3.)**  eine neue Posteingangsregel hinzu.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04.png?400|}}
+. Im **ersten Auswahlfeld Bedingungen (1.)**  wählen Sie **[Auf alle Nachrichten anwenden] (2.)**  aus.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04a.png?400|}}
+. Im **zweiten Auswahlfeld Aktionen (1.)**  klicken Sie auf **Weiterleiten, umleiten oder senden (2.)**  und wählen **Nachricht umleiten an… (3.)**  aus.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04b.png?400|}}
+. Tippen Sie in das **Suchfeld support@w-hs.de (1.)**  ein und klicken Sie anschließend auf die **Lupe (2.)**  rechts daneben. Klicken Sie auf das **Plus-Symbol (3.)** rechts neben dem Eintrag Support in den Suchergebnissen und **speichern (4.)**  Sie Ihre Eingaben.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04c.png?400|}}
+. Klicken Sie auf die graue Schaltfläche **Aktion hinzufügen (1.)** direkt unter der soeben erstellten Aktion.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04d.png?400|}}
+. Klicken Sie auf **Eine auswählen... (1.)**, um eine neue Aktion hinzuzufügen. Wählen Sie **Verschieben, kopieren oder löschen (2.)** und anschließend **Nachricht löschen (3.)** aus.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04e.png?400|}}
+. In der **Posteingangsregel **sollten nun alle relevanten Daten wie folgt zu sehen sein. Der **Haken unten links (1.)**  sollte gesetzt sein. Bestätigen Sie diese Postaingangsregel per Klick auf **OK (2.)**. Es ist unerheblich, ob die Aktion **Nachricht löschen** vor oder nach **und die Nachricht umleiten an...** aufgeführt wird.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04f.png?400|}}
+. Anschließend wird Ihre neue Posteingangsregel aufgeführt. Zusätzlich sehen Sie eine Zusammenfassung der Aktionen.
+\\ {{:ticketsystem:umleitung04g.png?400|}}
+Sie können sich nun wieder aus OWA abmelden. Klicken Sie dazu **oben rechts auf die Initialen oder das Profilbild des Postfachs**  und wählen dort **abmelden **aus.
+E-Mails in solch einem bearbeiteten Postfach werden künftig an das Support-Postfach umgeleitet und zusätzlich eine Woche lang unter "Gelöschte Elemente" aufgeführt. Nach einer Woche werden diese E-Mails dann endgültig auch aus diesem Ordner entfernt, so dass hier nicht unnötig Speicher verschwendet wird.
+<WRAP center round info 80%>
+Bitte informieren Sie uns, sobald ein Postfach auf die E-Mail-Umleitung umgestellt wurde, so dass der Abruf des Postfachs im Ticketsystem deaktiviert werden kann.
+</WRAP>